Print deze pagina

Reglement van de Belgian Event Awards 2020

Versie van 08/10/2019

 

Artikel 1: Deelnemers & Benaming

1.1.       Alle natuurlijke en rechtspersonen gevestigd in België, waarvan de belangrijkste professionele activiteit de organisatie
             van bedrijfsevenementen betreft, zijn toegelaten om deel te nemen aan de competitie.

1.2.       Natuurlijke en rechtspersonen die buiten de Belgische grenzen zijn gevestigd, mogen niet deelnemen aan de BEA Awards.

1.3.       Op basis van de bovenstaande punten wordt de competitie van de Benelux Event Awards officieel omgedoopt
              tot de Belgian Event Awards.
              Om technische redenen is het echter mogelijk dat de naam 'Benelux' nog steeds op bepaalde fysieke of
              digitale documenten voorkomt.

 

Artikel 2: Projecten

2.1.       Komen in aanmerking om deel te nemen aan de BEA Awards 2020 : alle evenementen die om het even waar in de wereld
             georganiseerd werden door een deelnemer, zoals deze beschreven werd in artikel 1 van dit reglement,
             en dit tussen 01/10/2018 en 10/12/2019.

2.2.       Elke deelnemer mag maximum 5 cases voorstellen.

 

Artikel 3: Trofeeën en categorieën

3.1.       De ingeschreven projecten worden ingedeeld bij een van de volgende categorieën:

*B2B-Evenementen (door een bedrijf voor zakelijke partners)

*B2C-Evenementen (door een bedrijf voor eindgebruikers)

*B2E-Evenementen (door een bedrijf voor zijn medewerkers)

*‘Institutionele’ Evenementen (door publieke organisatie)

3.2.       Aan het einde van de inschrijvingen moet elk van de bovenvermelde categorieën minstens 5 cases bevatten.
             Als dit niet het geval is, wordt de categorie geschrapt.

             De projecten die betrokken zijn bij deze schrapping, zullen worden overgeplaatst naar een andere categorie,
             op voorwaarde dat deze operatie doeltreffend blijft.

             De betrokken deelnemers zullen persoonlijk geïnformeerd worden over deze wijzigingen.

3.3.       In elk van de hierboven vernoemde categorieën zal één enkele Gouden BEA worden uitgereikt.

3.4.       Aan het einde van de finale (cf. art. 6.2), kan de jury van de BEA Awards met eenparigheid van stemmen besluiten
             om 'Speciale' prijzen toe te kennen aan projecten die zich hebben onderscheiden op een specifiek gebied
             (beste activatie, beste staging, beste ROI/ROO,…). Deze speciale prijzen zullen niet verplicht worden uitgereikt.

3.5.       De Gouden en ‘Speciale’ trofeeën hebben verschillende vormen en afmetingen,
             om zo een duidelijk onderscheid te maken tussen beide soorten awards.

 

Artikel 4: Documenten om in te dienen na de inschrijving

Bij het inschrijven van één of meerdere projecten, verbindt elke deelnemer zich ertoe om de volgende documenten binnen de opgegeven termijn in te dienen:

› in te dienen bij het secretariaat van de BEA Awards vóór 22/11/2018:

  • het inschrijvingsformulier dat men vindt op de website www.bea-awards.be;
  • een exemplaar van dit reglement, getekend met de vermelding ‘gelezen en goedgekeurd’;
  • een getekende goedkeuring van de opdrachtgever, waarin hij akkoord gaat met uw deelname aan de BEA Awards;

› in te dienen bij het secretariaat van de BEA Awards vóór 20/12/2018:

Het 'online' dossier voor de voorselectieronde:

  • Een PowerPoint-document (template beschikbaar na de inschrijving)
  • Minimum 10 foto’s in hoge resolutie
  • Een video van 3 minuten
  • Een video van 1 minuut
  • Het logo van het agentschap (vectorieel formaat, .ai of .eps)

 

Artikel 5: Jury

5.1.       De jury van de BEA Awards bestaat uit minimaal 15 Nederlandstalige en Franstalige juryleden, mannen en vrouwen.
             Elk jurylid heeft de functie van evenement- en/of sponsoring- en/of marketingmanager in een bedrijf dat in België is gevestigd.

5.2.       Afhankelijk van het aantal finaleprojecten en de praktische organisatie van de Finale,
             kan de jury worden opgedeeld in twee jury's om de agentschappen in staat te stellen hun projecten in goede 
             omstandigheden en binnen een redelijke termijn te presenteren.

5.3.       Tijdens elke plenaire sessie moet minstens de helft van de jury aanwezig zijn.

5.4.       Juryleden die direct of indirect betrokken zijn bij een van de deelnemende projecten,
             mogen niet deelnemen aan de evaluatie van het betrokken project.

5.5.       De jury staat onder toezicht van een coördinator, die zelf geen stemrecht heeft.
             Het is zijn/haar opdracht om ervoor te zorgen dat de evaluaties vlot verlopen tijdens de voorselectieronde en tijdens de Finale. 
             De coördinator verbindt zich ertoe om aanwezig te zijn bij alle sessies.

5.6.       Elke persoon die de ‘live’ presentaties van de projecten bijwoont, krijgt de gelegenheid om individueel elke case te beoordelen aan de hand van een applicatie.
             Het totaal van de publieksstemmen zal meetellen als één stem bij de jurydeliberatie van de BEA Awards.

5.7.       De lijst met juryleden kan te allen tijde geraadpleegd worden op de website www.bea-awards.be. 
             Deze lijst zal, onder voorbehoud van wijzigingen, definitief worden afgesloten op 1 december 2019.

 

Artikel 6: Evaluaties

6.1.       De jury voert zijn evaluatie uit op basis van volgende criteria :

6.1.1.    Kwaliteit van de visie en de strategische aanbeveling

*Heeft het bureau zich beperkt tot het eenvoudig uitvoeren van de briefing van de klant?
  Welke toegevoegde waarde heeft het bureau bijgedragen aan de vragen van zijn klanten?

*Is het doel van de klant correct vertaald in de strategische aanbeveling van het bureau?
  Was deze aanbeveling helder, uitdagend, consistent, gedurfd en relevant voor de doelgroep?

6.1.2.    Originaliteit en productiviteit van het concept

*Hebben de visie en strategische aanbeveling van het bureau geleid tot een origineel concept?
 Was het concept van het evenement (echt) nieuw?

*Is het oorspronkelijke concept correct vertaald op het terrein?
 Heeft het doelpubliek van het evenement het concept opgepikt?
 Was het voorgestelde concept de beste manier om de doelstellingen van de klant te bereiken?

6.1.3. Transpositie, impact van de communicatie en van het promotieplan

*Wanneer heeft het bureau het "belevingsproces" gestart en gestopt?
  Waren de gebruikte middelen en kanalen doeltreffend?

*Was de communicatie rondom het evenement goed afgestemd op het imago en de tools van het merk?

*Heeft het bureau innovatieve of krachtige communicatietools gebruikt om zijn publiek te sensibiliseren,
  te interesseren en/of te enthousiasmeren?

6.1.4. Return (ROI of ROO)

*Werden de doelstellingen van de opdrachtgever duidelijk geformuleerd en zijn ze vervuld door het evenement?

*Welke initiatieven werden er genomen om de ROI of de ROO van het evenement te maximaliseren?

*Was deze return voldoende? Hoe werd deze geëvalueerd door het agentschap en/of de klant?

6.2. Verloop van de evaluaties :

Preselectie (1ste ronde)

Tussen 06/01/2020 en 30/01/2019: online evaluatie van de projecten op basis van het selectiedossier, de foto’s en de video’s die door de deelnemers werden ingediend.

Tijdens deze ronde wordt elk jurylid uitgenodigd om de deelnemende projecten via een webplatform individueel te evalueren en een score te geven van 0 tot 3:

0 betekent : ik denk dat dit project geen enkele kans maakt om een BEA te winnen

1 betekent : a priori heeft dit project niet veel kans om een ​​trofee te winnen

2 betekent : dit project lijkt mij (zeer) interessant, ik zou graag willen dat het 'live' wordt gepresenteerd, om het beter te kunnen evalueren

3 betekent : het gaat om een briljant project dat een grote kans heeft om een BEA te winnen

De projecten die aan het einde van deze individuele evaluaties de beste scores hebben behaald, zijn geselecteerd voor de Finale.

Finale (2de ronde)

De Finale zal op 25 maart 2019 georganiseerd worden in het Congres- en Erfgoedcentrum Lamot (Mechelen). De Finale is toegankelijk voor het publiek en bestaat uit de ‘live’ presentatie van de finaleprojecten van de BEA Awards.

De lengte van de presentaties zal voor elk project identiek zijn. Deze duur, die niet korter dan 15 minuten kan zijn, wordt in de eerste helft van februari aan de finalisten gecommuniceerd, en hetzelfde geldt voor het tijdstip van elke presentatie.

Elke presentatie kan foto’s, documenten en video’s bevatten.

De video van 1 minuut zal ook worden gebruikt om het project te introduceren tijdens de BEA-prijsuitreiking.

Aan het einde van de Finale zal de jury achter gesloten deuren bijeenkomen om per categorie één enkele Gouden BEA toe te kennen, alsook, indien nodig, verschillende ‘Speciale’ trofeeën (cf. art. 3.4).

 

Artikel 7: Timing en Procedure

Inschrijving cases: 15/10/2019 – 15/11/2019

Indienen materiaal voor evaluatie: 16/11/2019 – 20/12/2019

1ste ronde met online evaluatie door de jury: januari 2020

Bekendmaking finalisten: begin februari 2020

Publieke verdediging van de projecten: 25 maart 2020 (Congres – en Erfgoedcentrum Lamot)

Ceremonie van de BEA Awards: 25 maart 2020 (Nekkerhal)

 

Artikel 8: Formaliteiten deelname

8.1.       Het inschrijvingsformulier dient uiterlijk op 22.11.2019 per email toe te komen op het BEA-secretariaat ( Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ).

             Het invullen en toesturen van het inschrijvingsformulier geldt als officiële inschrijving en verplicht de deelnemer ertoe
             de daaropvolgende factuur te betalen, ook bij latere niet-deelname.

8.2.       Elk project waarvoor het inschrijvingsgeld niet is betaald vóór 06.01.2020, zal door het comité worden geschrapt.

8.3.       De deelnameprijs voor de BEA Awards bedraagt 690 € excl. btw voor het eerste project, en 600 € excl. btw voor de volgende projecten.
             Dit bedrag omvat per ingediend project:

*de inschrijving van het project;

*2 tickets voor de uitreiking van de BEA Awards;

*2 Gouden trofeeën in geval van winst;

8.4.       De agentschappen die zijn aangesloten bij een van de Expert Centers van de associatie 'acc belgium'
             genieten van een korting van 10% op het inschrijvingsgeld van hun project (en).

8.5.       Evenementenagentschappen die werden opgericht na 01/01/2016 (inschrijving in het Staatsblad geldt hierbij als bewijs)
             genieten van een verminderd inschrijvingstarief in de preselectieronde.
             Voor hen is het volledige inschrijvingsgeld, zoals beschreven in artikel 8.3, pas verschuldigd wanneer
             hun project(en) doorstoot/doorstoten naar de Finale.

 

Deontologie van de juryleden

De juryleden verbinden zich ertoe om de volgende principes te respecteren :

Elk Jurylid wordt gekozen omwille van zijn/haar professionele vaardigheden en ervaring in de eventmarketing-industrie.

Juryleden oordelen en stemmen eerlijk en zonder vooringenomenheid, met respect voor de evaluatie- en selectiecriteria, die vermeld staan in het reglement van de competitie.

Om conflicten tussen juryleden en kandidaten te vermijden, kunnen corporate juryleden niet stemmen voor projecten van hun eigen bedrijf of dochteronderneming.

Als er enig persoonlijk conflict is dat de objectiviteit van een jurylid bij het stemmen zou kunnen beïnvloeden, stelt hij/zij de coördinator hiervan op de hoogte, en zal hij/zij niet deelnemen aan de evaluatie van dat project.

Juryleden zullen niet ingaan op uitnodigingen van deelnemers (agentschap en/of klant) die hun stem zouden kunnen beïnvloeden. Wanneer dit toch gebeurt, moet de coördinator op de hoogte worden gesteld.

Laatst aangepast op dinsdag, 08 oktober 2019 18:23