Reglement van de Belgian Event Awards 2019

Versie van 22/10/2018

Artikel 1: Deelnemers & Benaming

1.1.       Alle natuurlijke en rechtspersonen gevestigd in België, waarvan de belangrijkste professionele activiteit de organisatie van bedrijfsevenementen betreft,
             zijn toegelaten om deel te nemen aan de competitie.

1.2.       Natuurlijke en rechtspersonen die buiten de Belgische grenzen zijn gevestigd, mogen niet deelnemen aan de BEA Awards.

1.3.       Op basis van de bovenstaande punten wordt de competitie van de Benelux Event Awards officieel omgedoopt tot de Belgian Event Awards.
              Om technische redenen is het echter mogelijk dat de naam 'Benelux' nog steeds op bepaalde fysieke of digitale documenten voorkomt.

Artikel 2: Projecten

2.1.       Komen in aanmerking om deel te nemen aan de BEA Awards 2019 : alle evenementen die om het even waar in de wereld georganiseerd werden door een deelnemer,
              zoals deze beschreven werd in artikel 1 van dit reglement, en dit tussen 01/10/2017 en 10/12/2018.

2.2.       Elke deelnemer mag maximum 5 cases voorstellen.

Artikel 3: Trofeeën en categorieën

3.1.       De ingeschreven projecten worden ingedeeld bij een van de volgende categorieën:

  • B2B-Evenementen (door een bedrijf voor zakelijke partners)
  • B2C-Evenementen (door een bedrijf voor eindgebruikers)
  • B2E-Evenementen (door een bedrijf voor zijn medewerkers)
  • ‘Institutionele’ Evenementen (door publieke organisatie)

3.2.       Aan het einde van de inschrijvingen moet elk van de bovenvermelde categorieën minstens 5 cases bevatten. Als dit niet het geval is, wordt de categorie geschrapt.
             De projecten die betrokken zijn bij deze schrapping, zullen worden overgeplaatst naar een andere categorie, op voorwaarde dat deze operatie doeltreffend blijft.
             De betrokken deelnemers zullen persoonlijk geïnformeerd worden over deze wijzigingen.

3.3.       In elk van de hierboven vernoemde categorieën zal één enkele Gouden BEA worden uitgereikt.

3.4.       Aan het einde van de finale (cf. art. 6.2), kan de jury van de BEA Awards met eenparigheid van stemmen besluiten om 'Speciale' prijzen toe te kennen aan projecten
             die zich hebben onderscheiden op een specifiek gebied (beste activatie, beste staging, beste ROI/ROO,…). Deze speciale prijzen zullen niet verplicht worden uitgereikt.

3.5.       De Gouden en ‘Speciale’ trofeeën hebben verschillende vormen en afmetingen, om zo een duidelijk onderscheid te maken tussen beide soorten onderscheidingen.

Artikel 4: Documenten om in te dienen na de inschrijving

Bij het inschrijven van één of meerdere projecten, verbindt elke deelnemer zich ertoe om de volgende documenten binnen de opgegeven termijn in te dienen:

› in te dienen bij het secretariaat van de BEA Awards vóór 15/11/2018:

  • Het inschrijvingsformulier dat men vindt op de website www.bea-awards.be;
  • Een exemplaar van dit reglement, getekend met de vermelding ‘gelezen en goedgekeurd’;
  • Een getekende goedkeuring van de opdrachtgever, waarin hij akkoord gaat met uw deelname aan de BEA Awards;

› in te dienen bij het secretariaat van de BEA Awards vóór 21/12/2018:

het 'online' dossier voor de voorselectieronde:

  • Een PowerPoint-document (template beschikbaar na de inschrijving)
  • Minimum 10 foto’s in hoge resolutie
  • Een video van 3 minuten
  • Een video van 1 minuut
  • Uw logo

Artikel 5: Jury

5.1.       De jury van de BEA Awards bestaat uit minimaal 15 Nederlandstalige en Franstalige juryleden, mannen en vrouwen.
             Elk jurylid heeft de functie van evenement- en/of sponsoring- en/of marketingmanager in een bedrijf dat in België is gevestigd.

5.2.       Afhankelijk van het aantal finaleprojecten en de praktische organisatie van de finale, kan de jury worden opgedeeld in twee jury's om de agentschappen in staat
             te stellen hun projecten in goede omstandigheden en binnen een redelijke termijn te presenteren.

5.3.       Tijdens elke plenaire sessie moet minstens de helft van de jury aanwezig zijn.

5.4.       Juryleden die direct of indirect betrokken zijn bij een van de deelnemende projecten, mogen niet deelnemen aan de evaluatie van het betrokken project.

5.5.       De jury staat onder toezicht van een Voorzitter en een Ondervoorzitter, die beiden stemrecht hebben. Hun opdracht is om ervoor te zorgen dat de evaluaties
             soepel verlopen tijdens de voorselectieronde en tijdens de finale.
             De Voorzitter verbindt zich ertoe om aanwezig te zijn op alle sessies, hetzij in persoon of vertegenwoordigd door de Ondervoorzitter.

5.6.       De lijst met juryleden kan te allen tijde geraadpleegd worden op de website www.bea-awards.be.
             Deze lijst zal, onder voorbehoud van wijzigingen, definitief worden afgesloten op 1 december 2018.

Artikel 6: Evaluaties

6.1.       De jury voert zijn evaluatie uit op basis van volgende criteria :

6.1.1.    Kwaliteit van de visie en de strategische aanbeveling

  • Heeft het bureau zich beperkt tot het eenvoudig uitvoeren van de briefing van de klant? Welke toegevoegde waarde heeft het bureau bijgedragen aan de vragen van zijn klanten?
  • Is het doel van de klant correct vertaald in de strategische aanbeveling van het bureau? Was deze aanbeveling helder, uitdagend, consistent, gedurfd en relevant voor de doelgroep?

6.1.2.    Originaliteit en productiviteit van het concept

  • Hebben de visie en strategische aanbeveling van het bureau geleid tot een origineel concept? Was het concept van het evenement (echt) nieuw?
  • Is het oorspronkelijke concept correct vertaald op het terrein? Heeft het doelpubliek van het evenement het concept opgepikt? Was het voorgestelde concept de beste manier om de doelstellingen van de klant te bereiken?

6.1.3. Transpositie, impact van de communicatie en van het promotieplan

  • Wanneer heeft het bureau het "ervaringsproces" gestart en gestopt? Waren de gebruikte middelen en kanalen doeltreffend?
  • Was de communicatie rondom het evenement goed afgestemd op het imago en de tools van het merk?
  • Heeft het bureau innovatieve of krachtige communicatietools gebruikt om zijn publiek te sensibiliseren, te interesseren en/of te enthousiasmeren?

6.1.4. Return (ROI of ROO)

  • Werden de doelstellingen van de opdrachtgever duidelijk geformuleerd en zijn ze vervuld door het evenement?
  • Welke initiatieven werden er genomen om de ROI of de ROO van het evenement te maximaliseren?
  • Was deze return voldoende? Hoe werd deze geëvalueerd door het agentschap en/of de klant?

6.2. Verloop van de evaluaties :

Preselectie (1ste ronde)

Tussen 09/01/2019 en 01/02/2019: online evaluatie van de projecten op basis van het selectiedossier, de foto’s en de video’s die door de deelnemers werden ingediend.

Tijdens deze ronde wordt elk jurylid uitgenodigd om de deelnemende projecten via een webplatform individueel te evalueren en een score te geven van 0 tot 3:

0 betekent : ik denk dat dit project geen enkele kans maakt om een BEA te winnen

1 betekent : a priori heeft dit project niet veel kans om een ​​trofee te winnen

2 betekent : dit project lijkt mij (zeer) interessant, ik zou graag willen dat het 'live' wordt gepresenteerd, om het beter te kunnen evalueren

3 betekent : het gaat om een briljant project dat een grote kans heeft om een BEA te winnen

De projecten die aan het einde van deze individuele evaluaties de beste scores hebben behaald, zijn geselecteerd voor de Finale.

Finale (2de ronde)

De Finale zal op 27 maart 2019 georganiseerd worden in het Congres- en Erfgoedcentrum Lamot (Mechelen). De Finale is toegankelijk voor het publiek en bestaat uit de ‘live’ presentatie van de finaleprojecten van de BEA Awards.

De lengte van de presentaties zal voor elk project identiek zijn. Deze duur, die niet korter dan 15 minuten kan zijn, wordt in de eerste helft van februari aan de finalisten gecommuniceerd, en hetzelfde geldt voor het tijdstip van elke presentatie.

Elke presentatie kan foto’s, documenten en video’s bevatten.

De video van 1 minuut zal ook worden gebruikt om het project te introduceren tijdens de BEA-prijsuitreiking.

Aan het einde van de Finale zal de jury achter gesloten deuren bijeenkomen om per categorie één enkele Gouden BEA toe te kennen, alsook, indien nodig, verschillende ‘Speciale’ trofeeën (cf. art. 3.4).

Artikel 7: Timing en Procedure

  • Inschrijving cases: 15/10/2018 – 15/11/2018
  • Indienen materiaal voor evaluatie: 19/11/2018 – 21/12/2018
  • 1ste ronde met online evaluatie door de jury: januari 2019
  • Bekendmaking finalisten: begin februari 2019
  • Publieke verdediging van de projecten: 27 maart 2019 (Congres – en erfgoedcentrum Lamot)
  • Ceremonie van de BEA Awards: 27 maart 2019 (Nekkerhal)

Artikel 8: Formaliteiten deelname

8.1.       Het inschrijvingsformulier dient uiterlijk op 15.11.2018 per email toe te komen op het BEA-secretariaat ( Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ).
             Het invullen en toesturen van het inschrijvingsformulier geldt als officiële inschrijving en verplicht de deelnemer ertoe de daaropvolgende factuur te betalen,
             ook bij latere niet-deelname.

8.2.       Elk project waarvoor het inschrijvingsgeld niet is betaald vóór 07.01.2019, zal door het comité worden geschrapt.

8.3.       De deelnameprijs voor de BEA Awards bedraagt 650 € excl. btw per project. Dit bedrag omvat:

  • de inschrijving van het project;
  • 2 tickets voor de uitreiking van de BEA Awards;
  • 2 Gouden trofeeën in geval van winst;

8.4.       De Agentschappen die zijn aangesloten bij een van de Expert Centers van de associatie 'acc belgium' profiteren van een korting van 10% op het inschrijvingsgeld
             van hun project (en).

8.5.       Agentschappen die werden opgericht na 01/01/2015 (inschrijving in het Staatsblad geldt hierbij als bewijs) genieten van een gratis inschrijving in de preselectieronde.
             Voor hen is het inschrijvingsgeld, zoals beschreven in artikel 8.3, pas verschuldigd wanneer hun project(en) doorstoot/doorstoten naar de Finale.

Deontologie van de juryleden

De juryleden verbinden zich ertoe om de volgende principes te respecteren :

  • Elk Jurylid wordt gekozen omwille van zijn/haar professionele vaardigheden en ervaring in de eventmarketing-industrie.
  • Juryleden oordelen en stemmen eerlijk en zonder vooringenomenheid, met respect voor de evaluatie- en selectiecriteria, die vermeld staan in het reglement van de competitie.
  • Om conflicten tussen juryleden en kandidaten te vermijden, kunnen corporate juryleden niet stemmen voor projecten van hun eigen bedrijf/dochteronderneming.
  • Als er enig persoonlijk conflict is dat de objectiviteit van een jurylid bij het stemmen zou kunnen beïnvloeden, stelt hij/zij de ondervoorzitter van de jury hiervan op de hoogte, en zal hij/zij niet deelnemen aan de evaluatie voor dat project.
  • Juryleden zullen niet ingaan op uitnodigingen van deelnemers (agentschap en/of klant) die hun stem zouden kunnen beïnvloeden. Wanneer dit toch gebeurt, moet de ondervoorzitter op de hoogte worden gesteld.
Laatst aangepast op maandag, 22 oktober 2018 10:13