Reglement Bea Awards 2019

Artikel 1: de deelnemers

1.1. De competitie staat open voor alle Belgische, Nederlandse en Luxemburgse rechtspersonen, natuurlijke personen en organisaties die in hoofdberoep evenementen organiseren.

Artikel 2: de cases

2.1. Komen in aanmerking voor deelname aan BEA 2019: alle events die waar ook ter wereld plaatsgevonden hebben tussen 01.10.2017 en 10.12.2018.
2.2. Elke deelnemer mag maximaal 5 cases indienen.

Artikel 3: de BEA's & Categorien

De ingediende cases worden als volgt ingedeeld:

  • b-to-b : -50k budget, + 50k budget
  • b-to-c : -50k budget, + 50k budget
  • Institutional*
  • Fairs & Exhibitions*

Binnen elke categorie wordt er een Golden, Silver of Bronzen BEA-award uitgereikt.

* Wordt uitgerijkt wanneer er minimum 5 cases zich aandienen.

Artikel 4: verplichte documenten na inschrijving

De voorstelling van een case verloopt als volgt:

In te dienen tussen 19.10.2018 en vóór 15.11.2018: 

  • inschrijvingsdocument 
  • een exemplaar van het reglement, getekend 'gelezen en goedgekeurd'
  • een getekende goedkeuring van de opdrachtgever dat hij akkoord gaat met deze deelname aan de BEA dient te worden voorgelegd op aanvraag

In te dienen tussen 19.11.2018 en vóór 21.12.2018: 

  • Minstens 10 foto’s van het event in hoge resolutie
  • Een video van 3min
  • Een video van 1 min
  • Powerpoint presentatie
  • Uw logo

Artikel 5: de jury

5.1. De voltallige jury is evenwichtig samengesteld uit Nederlands- en Franstaligen, mannen en vrouwen. In totaal worden er 15 juryleden geselecteerd.
5.2. Bij elke plenaire sessie moet minstens de helft van het aantal juryleden aanwezig zijn.
5.3. Mensen/bedrijven die een case ingediend hebben, kunnen voor deze betrokken case geen jurylid zijn
5.4. De jury heeft een voorzitter en een ondervoorzitter, die beiden hun stemrecht behouden en zorgen voor een vlotte gang van zaken tijdens de stemrondes. De voorzitter verbindt zich ertoe op alle sessies aanwezig te zijn, hetzij in eigen persoon, hetzij vertegenwoordigd door de ondervoorzitter.

Artikel 6: de beoordeling

6.1. De jury oordeelt op basis van volgende criteria:
° Selectie Longlist ONLINE (januari 2019)

6.1.1. Kwaliteit van de Visie en de Strategische Aanbeveling

  • Was het voorstel een rechtstreekse uitvoering van de briefing van de klant of bracht het agentschap bijkomende consumenteninzichten of categoriedynamieken aan die de oorspronkelijke briefing naar een hoger niveau tilden?
  • Werd de Visie goed vertaald naar de Strategische Aanbeveling, en was die aanbeveling helder, uitdagend, samenhangend, gedurfd, pertinent voor de doelgroep?

6.1.2. Originaliteit & Productionele Uitmuntendheid van het Concept

  • Resulteerden de Visie & Strategische Aanbeveling in een Origineel Concept; meer dan alleen maar een 'gimmick'?
  • Werd het initiële Concept ook bewaard in het veld; zorgde de uitvoering ervan voor extra dimensies voor de klant en de deelnemers van het event?

6.1.3. Vertaling naar & Impact van het Communicatie & Promotioneel Plan

  • Begon de 'Experience' van het Event al ruime tijd voor het Event, en ging het na het Event ook nog verder?
  • Waren alle contactpunten met de doelgroep in de Kanalen Planning even sterk en uitnodigend?

6.1.4. Return voor de klant (ROI of ROO)

  • Werden de objectieven van de Klant duidelijk gemaakt in de case en zijn ze vervuld door het Event?
  • Hebben de initiatieven om de Return On Investments/Objectives te maximaliseren een duidelijk effect gehad?

6.2. Verloop van de deliberaties:

Ronde 1

Tussen 09.01.2019 en 01.02.2019 : online jurering op basis van het selectiedossier, foto's en filmpjes

Het Oordeel van de Juryleden

  • 0 betekent: dit project verdient niet om op de shortlist te komen
  • 1 betekent: dit project heeft interessante eigenschappen en verdient een plaats op de shortlist
  • 2 betekent: dit project kan mogelijk een award winnen
  • 3 betekent: dit project is briljant en zal zeker een award winnen.

Op basis van de behaalde punten, zal de case al dan niet doorstoten naar de 2de ronde.

Ronde 2

Live jurering. Foto's, document en de beide clips worden aan de jury getoond bij het begin van deze 2de ronde  (27 maart 2019). Het 1 min filmpje zal ook als case intro dienen tijdens de BEA-show.
Op het einde van ronde 2 is er opnieuw een plenair debat achter gesloten deuren.
De jury kent per categorie minst de volgende trofeeën toe: 1 Golden BEA, 1 Silver BEA en 1 Bronze BEA.

Indien er tijdens de evaluaties geen enkel project een gouden, zilveren of bronzen BEA behaalt, dan krijgt het project met de hoogste score een gouden BEA, en zo verder tot dat het minimum aantal trofeeën is toegekend.

Artikel 7: timing en procedure

  • Inschrijving cases: 19/10/2018 – 15/11/2018
  • Indienen materiaal voor evaluatie: 19/11/2018 – 21/12/2018
  • 1ste ronde met online evaluatie door de jury: januari 2019
  • Bekendmaking finalisten: begin februari 2019
  • Publieke verdediging van de projecten: 27 maart 2019 (Congres – en erfgoedcentrum Lamot)
  • Ceremonie van de BEA Awards: 27 maart 2019 (Nekkerhal)

Artikel 8: formaliteiten deelname

8.1. Het inschrijvingsformulier dient uiterlijk op 15.11.2018 per email toe te komen op het BEA-secretariaat ( Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ). Het invullen en toesturen van het 'inschrijvings' formulier geldt als officiële inschrijving en verplicht de deelnemer er toe de daaropvolgende factuur te betalen, ook bij latere niet-deelname.
8.2. Elke case waarvoor de entry-fee niet is betaald voor 07.01.2019 wordt niet toegelaten door het comité.
8.3. De deelname fee bedraagt 650 euro (ACC leden krijgen 10% korting op inschrijvingstarief) per case en omvat

  • de inschrijving
  • 2 tickets voor de uitreiking per ingediende case
  • een ¼ pg case-beschrijving in de BEA catalogus (uitgedeeld tijdens de avond) of een ½ pg bij 2 cases en 1/1 pg vanaf 3 cases (tot 5 cases)
  • op aanvraag een kopie van de award bij winst

8.4. Een bedrijf tot 3 jaar bestaat (inschrijving in staatsblad geldt als bewijs) of de laatste 3 jaar niet aan de BEA heeft deelgenomen is pas een fee verschuldigd wanneer zijn case doorstoot naar de finale ronde.

Ethische code van de Jury

De Juryleden ondertekenen een Ethische Code gebaseerd op de volgende principes:

  • Elk Jurylid wordt gekozen omwille van zijn/haar professionele vaardigheden en ervaring in de eventmarketing-industrie.
  • Juryleden oordelen en stemmen eerlijk en zonder vooringenomenheid, met respect voor de evaluatie- en selectiecriteria, die gedefinieerd worden in het reglement van de awardcompetitie.
  • Om conflicten tussen Juryleden en kandidaten te vermijden, kunnen corporate juryleden niet stemmen voor projecten van hun eigen bedrijf / dochteronderneming.
  • Als er enig persoonlijk conflict is dat de objectiviteit van een Jurylid bij het stemmen zou kunnen beïnvloeden, stelt hij/zij de vice-voorzitter van de Jury hiervan op de hoogte, en zal hij/zij niet deelnemen aan de stemming voor dat project.
  • Juryleden zullen niet ingaan op uitnodigingen van deelnemers (agentschap en/of klant) die hun stem zou kunnen beïnvloeden. Wanneer dit toch gebeurt, wordt de vice-voorzitter op de hoogte gesteld.

 

Laatst aangepast op maandag, 15 oktober 2018 10:07