Article 1: Participants & Dénomination
1.1. Sont autorisées à participer à la compétition toutes les personnes physiques et morales établies en Belgique, dont l’activité professionnelle principale concerne l’organisation d’événements d’entreprises.
1.2. Les personnes physiques et morales établies en-dehors des frontières belges ne sont pas autorisées à participer aux BEA Awards.
Article 2: Projets
2.1. Sont autorisés à participer aux BEA Awards 2024 : tous les événements organisés dans le monde par un participant, tel que décrit à l’article 1 du présent règlement, et ce entre le 01/07/2023 et 30/06/2024. Les inscriptions peuvent se faire via l’onglet ‘Inscriptions’ de ce site web, et ce jusqu’au 15/07/2024
2.3. Chaque participant peut présenter un maximum de 5 cases.
Article 3: Trophées et catégories
3.1. Les projets inscrits à la compétition sont versés dans l’une des catégories de prix suivantes :
- Événements B2B (par une entreprise pour ses partenaires commerciaux)
- Événements B2C (par une entreprise pour les consommateurs finaux)
- Événements B2E (par une entreprise pour ses collaborateurs)
- Événements ‘Institutionnels’ (par un organisme public)
Chaque projet ne peut concourir que dans 1 seule catégorie. Lors de l’inscription, l’agence doit indiquer dans quelle catégorie elle souhaite inscrire le projet, avec une brève explication. Le(s) président(s) de jury indépendant(s) – sans droit de vote – vérifiera/vérifieront si le projet entre dans la catégorie pour laquelle il est inscrit. Si nécessaire, le projet sera redirigé vers la catégorie appropriée.
3.2. A l’issue des inscriptions, chacune des catégories précitées devra comprendre un minimum de 3 cases. Dans le cas contraire, la catégorie sera supprimée. Les projets concernés par cette suppression seront alors reversés dans une autre catégorie, à condition toutefois que cette opération reste pertinente. Les participants concernés seront personnellement informés de ces modifications.
3.3. Au cours de la présélection en ligne, le jury décidera, pour chaque catégorie, si la qualité est suffisante pour décerner un prix. Le jury se réserve donc le droit de ne pas décerner de prix dans une catégorie donnée, en fonction des exigences de qualité.
3.4. Lors de la finale, le jury décernera un BEA d’or au meilleur projet de chaque catégorie retenue. Le jury se basera à nouveau sur le critère de qualité pour décider de récompenser ou non les deuxième et troisième meilleurs projets de la catégorie (trophée d’argent et de bronze).
3.5. À l’issue de la Finale (cf. art. 6.2), le jury des BEA Awards pourra, à l’unanimité des voix, décider d’accorder des prix ‘Spéciaux’ aux projets qui se sont distingués dans un domaine bien précis (durabilité, innovation, inclusion, créativité, meilleur ROI/ROO…). Ces prix spéciaux ne seront pas décernés obligatoirement. Si le projet souhaite concourir pour un prix spécial dans un domaine spécifique, cela doit être explicitement mentionné dans la présentation, et le participant doit expliquer en quoi ce projet se distingue dans ce domaine.
3.6. Les trophées d’Or et les trophées ‘Spéciaux’ seront de formes et de dimensions différentes afin d’opérer une distinction claire entre ces deux types d’awards.
Article 4: Documents à fournir après l’inscription
En inscrivant un ou plusieurs projet(s), chaque participant s’engage à fournir les documents suivants dans les délais impartis :
› à fournir au Secrétariat des BEA Awards pour le 15/07/2024 au plus tard :
- le formulaire d’inscription présent sur le site www.bea-awards.be ;
- un exemplaire du présent règlement signé, portant la mention ‘lu et approuvé’ ;
- un accord signé du client, indiquant qu’il accepte votre participation aux BEA Awards ;
› à fournir au Secrétariat des BEA Awards pour le 15/08/24 au plus tard (deadline sous réserve) :
Le dossier ‘online’ pour le tour de présélection :
- Un document Power Point (template disponible après inscription)
- Un minimum de 10 photos en haute résolution
- Une vidéo de 3 minutes
- Une vidéo d’1 minute
- Le logo de l’agence (format vectoriel, .ai ou .eps)
Article 5: Jury
5.1. Le jury des BEA Awards se compose d’un minimum de 15 jurés néerlandophones et francophones, hommes et femmes. Chaque juré occupe la fonction d’event et/ou sponsoring et/ou marketing manager dans une entreprise établie en Belgique.
5.2. En fonction du nombre de projets finalistes et de l’organisation pratique de la Finale, ledit jury pourra être scindé en deux jurys afin de permettre aux agences de présenter leurs projets dans de bonnes conditions et dans un délai raisonnable.
5.3. Lors de chaque session plénière, la moitié du jury au minimum doit être présente.
5.4. Les membres du jury concernés de près ou de loin par l’un des projets en compétition ne peuvent en aucun cas participer à l’évaluation du projet qui les concerne.
5.5. Le jury est supervisé par un président (ou plusieurs présidents), ne disposant pas d’un droit de vote.
Sa mission consiste à assurer le bon déroulement des évaluations durant le tour de présélection et la Finale.
Le(s) président(s) s’engage(nt) à être présent(s) à toutes les sessions.
5.6. Lors des défenses ‘live’, les membres du jury auront l’opportunité d’attribuer individuellement une note à chaque projet à l’aide d’une application de vote.
5.7. La liste des membres du jury peut être consultée à tout moment sur le site ww.bea-awards.be.
Cette liste soumise à modifications sera définitivement clôturée le 30 septembre 2024 (deadline sous réserve).
Article 6: Évaluations
6.1. Le jury effectue ses évaluations sur base des critères suivants :
6.1.1. Qualité de la vision et de la recommandation stratégique
* L’agence s’est-elle limitée à la simple exécution du briefing du client ?
Quelle valeur ajoutée l’agence a-t-elle apporté aux demandes de son client ?
* L’objectif du client a-t-il été traduit correctement dans la recommandation stratégique de l’agence ?
Cette recommandation était-elle claire, stimulante, cohérente, audacieuse et pertinente pour le groupe cible ?
6.1.2. Originalité et productivité du concept
- La vision et la recommandation stratégique de l’agence ont-elles débouché sur un concept original ? Le concept de l’événement était-il (vraiment) neuf ?
- Le concept initial a-t-il été correctement traduit sur le terrain ? La cible de l’événement a-t-elle adopté le concept ? Le concept proposé était-il le meilleur moyen d’atteindre les objectifs du client ?
6.1.3. Transposition, impact de la communication et du plan promotionnel
- A quels moments l’agence a-t-elle débuté et cessé son processus d’ »expérience » ? Les outils et canaux utilisés étaient-ils pertinents ?
- La communication entourant l’événement était-elle bien en phase avec l’image et les outils de la marque ?
- L’agence a-t-elle utilisé des outils de communication innovants ou performants pour sensibiliser, engager et/ou enthousiasmer sa cible ?
6.1.4. Retombées (ROI ou ROO)
- Les objectifs du client étaient-ils formulés clairement et ont-ils été atteints par l’événement ?
- Quelles sont les initiatives qui ont été prises pour maximiser le ROI ou le ROO de l’événement ?
- Ces retombées ont-elles été suffisantes ? Comment ont-elles été évaluées par l’agence et/ou le client ?
6.2. Déroulement des évaluations :
Présélection (1er tour)
Entre le 01/09/24 et le 30/09/24 : évaluation en ligne des projets sur base du dossier de sélection, des photos et des vidéos fournis par les participants.
Durant ce tour, chaque membre du jury est invité à évaluer individuellement les projets en lice sur une plateforme web, et à lui attribuer une note allant de 0 à 3 :
0 signifie : j’estime que ce projet n’a aucune chance de remporter un BEA
1 signifie : a priori, ce projet n’a pas beaucoup de chances de gagner un trophée
2 signifie : ce projet me semble (très) intéressant, j’aimerais qu’il soit présenté en ‘live’ pour mieux l’évaluer
3 signifie : il s’agit d’un projet brillant qui a de fortes chances de remporter un BEA
Les projets ayant obtenu les meilleurs scores au terme de ces évaluations individuelles seront sélectionnés pour la Finale.
Finale (2ème tour)
La Finale sera organisée le 4 décembre 2024. La Finale est ouverte au public et consiste à la présentation ‘live’ des projets finalistes au jury des BEA Awards.
La durée des présentations sera identique pour chaque projet. Cette durée, qui ne pourra pas être inférieure à 15 minutes, sera communiquée aux finalistes fin octobre, au même titre que l’horaire de chaque présentation.
Chaque présentation peut comprendre des photos, documents et vidéos.
La vidéo de 1 min servira également d’introduction du projet lors de la cérémonie de remise des BEA.
A l’issue de la Finale, le jury se réunira à huis-clos pour désigner un BEA d’Or par catégorie ainsi que, le cas échéant, plusieurs trophées ‘Spéciaux’ (cf. art. 3.4).
Article 7: Timing et Procédure
Inscriptions des projets : jusqu’au 15/07/2024
Rentrée du matériel d’évaluation : 01/06/2024 – 15/08/2024
1er tour d’évaluation online par le jury : septembre 2024
Communication des finalistes : octobre 2024
Défense publique des projets : 04/12/2024
Cérémonie des BEA Awards : 04/12/2024 (BMCC Bruges)
Article 8: Formalités de participation
8.1. Le formulaire d’inscription doit parvenir le 15/07/2024 au plus tard au secrétariat des BEA, par e-mail (info@bea-awards.be).
Un formulaire complété et envoyé a valeur d’inscription officielle et contraint le participant à payer la facture suivant cette inscription, même en cas d’une non-participation éventuelle.
8.2. Tout projet dont les frais de participation n’auront pas été réglés avant le 01/09/2024 sera refusé par le comité.
8.3. Les frais de participation aux BEA Awards s’élèvent à 690 € htva pour le 1er projet, et 600 € htva pour les projets suivants.
Ce montant inclut par projet introduit :
- l’inscription du projet ;
- 2 tickets pour la soirée des BEA Awards ;
- 1 trophée d’Or en cas de victoire ;
8.4. Les agences affiliées à l’un des Expert Centers de l’association ‘acc belgium’ bénéficient d’une ristourne de 10% sur les frais d’inscription de leur(s) projet(s).
8.5. Les agences d’événement fondées après le 01/01/21 (l’inscription au Moniteur faisant office de preuve) bénéficient d’un droit d’inscription réduit de 190 € htva au tour de présélection.
Elles devront uniquement s’acquitter des frais de participation complets tels que décrits à l’article 8.3 si leur(s) projet(s) accède(nt) à la Finale.
Déontologie des jurés
Les membres du jury s’engagent à respecter les principes suivants :
Chaque membre du jury est choisi en fonction de ses aptitudes professionnelles et de son expérience dans l’industrie du marketing événementiel.
Les membres du jury jugeront et voteront de manière honnête et sans idées préconçues, dans le respect des critères d’évaluation et de sélection définis dans les règles de la compétition.
Afin d’éviter les conflits entre les membres du jury et les candidats, les jurés appartenant à une corporation ne peuvent pas voter pour un projet émanant de leur propre entreprise ou d’une succursale.
En cas de conflit personnel susceptible d’influencer l’objectivité d’un membre du jury lors du vote, il/elle en informera le coordinateur et ne participera pas à l’évaluation de ce projet.
Les membres du jury n’accepteront aucune sollicitation de la part de n’importe quel participant (agence et/ou client) qui pourrait influencer leur vote. Si le cas se présente, ils sont tenus d’en alerter le coordinateur du jury.